UTUMISHI YAFANYA MKUTANO NA WAANDISHI WA HABARI KUHUSU 'VIDEO CONFERENCING'

Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini Ofisi ya Rais-Utumishi Bw.Florence Temba (wa pili kutoka kulia) akizungumza na waandishi wa habari kuhusu mawasiliano kwa njia ya video serikalini (video conferencing)katika mkutano uliofanyika Idara ya HABARI (MAELEZO) leo.Wengine ni viongozi wa Ofisi ya Rais-Utumishi.Wengine ni Mtendaji Mkuu wa Wakala ya Mafunzo kwa Njia ya Mtandao (TaGLA) Bw.Charles Senkondo (wa pili kutoka kushoto),Mkurugenzi wa TEHAMA  Bw.Priscus Kiwango (kushoto) na Mkurugenzi Msaidizi ,Idara ya Usimamizi wa Rasilimaliwatu Bw.Peter Mushi (kulia).

Maafisa wa Ofisi ya Rais,Menejimenti ya Utumishi wa Umma  wakiwa katika mkutano na waandishi wa habari uliofanyika Idara ya HABARI (MAELEZO) leo.

Mtendaji Mkuu wa Wakala ya Mafunzo kwa Njia ya Mtandao (TaGLA) Bw.Charles Senkondo (wa pili kutoka kushoto) akitoa ufafanuzi kuhusu mawasiliano kwa njia ya video serikalini (video conferencing)katika mkutano uliofanyika Idara ya HABARI (MAELEZO) leo.Wengine ni  Mkurugenzi wa TEHAMA  Bw.Priscus Kiwango (kushoto), Mkurugenzi Msaidizi ,Idara ya Usimamizi wa Rasilimaliwatu Bw.Peter Mushi (kulia) na Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini Ofisi ya Rais-Utumishi Bw.Florence Temba (wa pili kutoka kulia).

 Mkurugenzi wa TEHAMA  Ofisi ya Rais-Utumishi Bw.Priscus Kiwango (kushoto)akifafanua namna mikutano  kwa njia ya video serikalini  inavyofanyika katika kikao na waandishi wa habari kilichofanyika Idara ya HABARI (MAELEZO) leo.Wengine ni Mtendaji Mkuu wa Wakala ya Mafunzo kwa Njia ya Mtandao (TaGLA) Bw.Charles Senkondo (katikati)  na Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini  Bw.Florence Temba ( kulia).

JAMHURI YA MUUNGANO WA TANZANIA

OFISI YA RAIS

 

Simu ya Upepo "UTUMISHI", DSM.                                                Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi wa Umma,

Simu: 2118531/4 au 2122908                                                      Utumishi House,

Fax: 2125299                                                                               8 Barabara ya Kivukoni, 

                                                                                                       11404 Dar es Salaam,

Barua Pepe: permsec@estabs.go.tz                                                         TANZANIA

Unapojibu tafadhali taja:

MIKUTANO KWA NJIA YA VIDEO SERIKALINI

Maendeleo ya Teknolojia ya Habari na Mawasiliano (TEHAMA) yamebadilisha namna ya uendeshaji wa shughuli za Serikali kiasi cha kuilazimu kuchukua hatua madhubuti  ili kuendana na mabadiliko hayo. Moja kati ya hatua hizo ni kuendesha mikutano kwa njia ya Video.

Mawasiliano kwa njia ya video (Video Conferencing) ni teknolojia inayowawezesha wahusika walioko vituo/sehemu mbalimbali kuwasiliana kwa njia ya sauti na picha hivyo kuwezesha wahusika kuonana na kusikilizana pasipo kukutana sehemu moja.

Teknolojia hii inasaidia kwa kiasi kikubwa kupunguza gharama za mawasiliano kwa kuwa hailazimu wajumbe kusafiri kutoka sehemu moja hadi nyingine. Aidha, inawezesha mawasiliano kufanyika kwa ufanisi, kupunguza muda wa kuhudhuria mikutano, kuweka kumbukumbu sahihi za mikutano na kuongeza tija katika utendaji kazi Serikalini.

 Ili kuwezesha kuwepo kwa mawasiliano hayo kati ya kituo kimoja na kingine ni lazima kuwepo kwa rasilimali muhimu kama vile miundombinu ya mawasiliano pamoja  na vifaa mbali mbali vya TEHAMA katika vituo hivyo. Katika jitihada za  kuziwezesha Taasisi za Umma kushirikiana katika matumizi ya rasilimali za TEHAMA ili kuondoa urudufu, kupunguza gharama na kuongeza ubora wa huduma kwa umma,  Serikali imejenga Mkongo wa Taifa wa Mawasiliano (NICTBB).

Mkongo wa Taifa wa Mawasiliano umejengwa hadi katika makao makuu ya  baadhi ya Wilaya na Mikoa yote  ya Tanzania bara. Hatua hii imeweka msingi imara wa mawasiliano ya kielektoniki. Sambamba na hilo, Serikali imesambaza vifaa vinvyotumika kwa mawasiliano ya video katika Mikoa  yote isipokua  Geita, Katavi, Njombe na Simiyu ambayo ni mipya.

Hivi sasa, Serikali kupitia Ofisi ya Rais, Menejimenti ya wa Umma  Utumishi (OR-MUU) inaendelea kujenga Mtandao wa Serikali wa Mawasiliano (GovNet)  ambao unatumia kwa kiasi kikubwa miundombinu ya Mkongo wa Taifa wa Mawasiliano. Lengo kubwa la mtandao wa GovNet ni kuziwezesha Taasisi za Serikali kuwa na mawasiliano ya kielektoniki (data, sauti na picha) ya ndani yenye usalama na gharama nafuu. Mtandao unalenga kuunganisha jumla ya Taasisi 72 ambazo ni Wizara zote, Idara zinazojitegemea 16 na Wakala za Serikali 30. Mtandao huo pia utaziunganisha Sekretarieti za Mikoa na Halmashauri za Serikali za Mitaa 77.

Mafanikio ya mtandao huo yameanza kuonekana ambapo Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi wa Umma  imechukua hatua ya kuendesha mikutano kazi kwa njia ya Mawasiliano ya Video. Jambo hili linawawezesha watendaji serikalini kupata muda zaidi wa kutoa huduma kwa wananchi na kusimamia utekelezaji wa kazi mbalimbali.

Mkutano mmoja una uwezo wa kuchukua idadi ya wajumbe zaidi ya 150 ambao hupata nafasi ya kuongea (interactivity) kwa muda wanaopangiwa. Wastani wa muda wa mkutano ni saa 5. Hadi kufika  mwaka huu (2015), awamu kumi (10) za mikutano kazi zimefanyika toka ilipoanza mwishoni wa mwaka 2013, zikihusisha mikoa takribani yote.

Taratibu za uendeshaji wa mikutano hii kwa kutumia Mawasiliano ya Video  ni sawa na mikutano mingine ambapo huongozwa na Mwenyekiti (Katibu Mkuu, Ofisi ya Rais Menejimenti ya Utumishi wa Umma) na wahusika hupewa ratiba ya matukio na mada mapema kabla ya siku ya mkutano husika.  Mkutano mmoja huweza kuunganisha mikoa hadi kumi (10) kwa pamoja. Walengwa wakuu wa mikutano hiyo ni Makatibu Tawala wa Mikoa, Wakurugenzi, na Maafisa Utumishi wa Mamlaka za Serikali za Mitaa pamoja na maafisa wengine watendaji katika taasisi hizo. Mikutano hii imeweza kufanikishwa kwa kiasi kikubwa kutokana na ushirikiano mkubwa unaotoka Wizara ya Mawasiliano Sayansi na Teknolojia, Sekretarieti za Mikoa na TAMISEMI.

Mfumo wa kuendesha mikutano serikalini kwa njia ya video ni salama kutokana na  miundombinu yote inayotumika kuratibiwa na wataalamu wa serikali. Hakuna matumizi ya mifumo ambayo ni wazi ambayo inaweza kuhatarisha mawasiliano kunaswa na mtu asiyehusika. Katika maeneo ambayo miundombinu ya TEHAMA haijatengamaa sawa sawa, watendaji hutumia ofisi zilizo jirani na maeneo yao ya kazi ili kufanikisha mikutano kazi hiyo. Hata hivyo, Matarajio ni kuwezesha ofisi za Serikali kuwa na vifa vya kisasa vya TEHAMA na kuunganishwa kwenye miundombinu iliyopo ili kuongeza ufanisi na tija katika kutoa huduma kwa wananchi

Katika kuhakisha usimamizi na uendeshwaji bora wa mikutano hii, hivi sasa umeandaliwa mwongozo wa kuendesha mikutano kwa njia ya video “Mwongozo wa Mawasiliano kwa Njia ya Video Serikalini” na kila mwajiri katika Taasisi ya Serikali anawajibika kuutumia ili kutekeleza jambo hili muhimu.

Imetolewa na Kitengo cha Mawasiliano Serikalini

Kny: Katibu Mkuu, Ofisi ya Rais Menejimenti ya Utumishi wa Umma